Woningcorporatie Wetland Wonen verhuurt circa drieduizend woningen in negen gemeenten in de Kop van Overijssel. Zo’n veertig leveranciers verzorgden het beheer en onderhoud van de technische installaties in de huurwoningen. Dat moest anders, vond het management bij Wetland Wonen. De inkoop moest efficiënter en de kwaliteit van de dienstverlening moest omhoog. Dion Vastgoed Support begeleidde dit traject.
Adviseur Vastgoed Herman Severein van Dion Vastgoed Support was vanaf het begin bij dit project betrokken: ‘Om efficiënter te kunnen werken, was het allereerst van belang dat het aantal leveranciers werd teruggebracht van veertig naar één of twee. Die leveranciers mogen onderaannemers inhuren, maar blijven zelf het aanspreekpunt voor Wetland Wonen. Dat scheelt enorm veel tijd – en dus geld – in de aansturing. Denk alleen maar aan het maken van afspraken en het aantal overlegmomenten.’ Maar alleen het terugdringen van het aantal leveranciers is niet genoeg.
Van inspanning naar prestatie
De samenwerking met de leveranciers was altijd erg gericht op inspanning. ‘Als er ergens een ketel kapot ging, leverde dat een inspanning op voor de leverancier’, legt Severein uit. ‘Maar dat betekende niet altijd dat het probleem goed werd opgelost. Soms kwam een monteur meerdere keren terug, voordat de storing echt was verholpen.’ Prestatieafspraken moeten daarom leiden tot een nog hogere kwaliteit van de dienstverlening. ‘De leverancier krijgt met de nieuwe werkwijze bijvoorbeeld één of twee keer betaald om een storing te verhelpen. Hij moet zijn werk dus meteen goed doen.’
Installatiebeheerder wordt contractmanager
Minder leveranciers en het maken prestatieafspraken. Het klinkt misschien eenvoudig, maar deze andere benadering vraagt veel van een organisatie, weet Severein. ‘Het levert een andere manier van samenwerking op. Tussen de afdelingen onderling, maar ook met de leveranciers. De installatiemanager van Wetland Wonen krijgt nu meer een regiefunctie, hij krijgt meer de rol van contractmanager. Daardoor is hij minder gericht op het beheer – die verantwoordelijkheid ligt meer bij de leverancier(s) – en meer op het proces.’
Besparing in tijd en geld
De nieuwe werkwijze werkt door in de gehele organisatie. Severein: ‘Het inboeken van een factuur kost al snel een half uur. Dat kostte eerder, met veertig leveranciers, dus veel tijd. Zaken doen met twee partijen levert alleen daarom al een forse besparing op in tijd en geld. Daarnaast kun je met één of twee leveranciers efficiënter inkopen, omdat je grotere volumes afneemt. Ook neemt het contractbeheer minder tijd in beslag, zoals met het maken van afspraken en het houden van overlegmomenten.’
Het project zit nu, voor Dion Vastgoed Support, in een afrondende fase. ‘Inmiddels is er met twee leveranciers voor het totale (contract)onderhoud een aannemingsovereenkomst afgesloten. Maar wij blijven het implementatiedeel monitoren.’
Download het artikel (pdf)
