Contractmanagement: besparing van tijd, geld en verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening

Vaak worden contracten of overeenkomsten gearchiveerd en vervolgens nooit meer bekeken. En dat is zonde, want effectief contractmanagement scheelt uw organisatie tijd en geld én draagt bij aan een betere dienstverlening. Dat merkte ook de Sint Maartenskliniek in Nijmegen.

 De afdeling Beheer en Onderhoud van de Sint Maartenskliniek begon ruim een jaar geleden met het managen van hun contracten toen bleek dat de begrote kosten en de werkelijke kosten vaak niet overeenkwamen. Het primaire doel was tweeledig: meer bewustwording creëren van de kosten en een efficiëntere werkwijze in het beheren van contracten. Het secundaire doel was kostenbesparing. Maar het leverde de kliniek nog meer op: door het creëren van verbeterde leveringsvoorwaarden, is het prettiger werken. En daar hebben ook de gebruikers van de kliniek baat bij.

Inzicht in bestaande contracten

Adviseur vastgoed en facilitair Herman Severein helpt de Sint Maartenskliniek bij het optimaliseren van hun contractbeheer. ‘Door onvoldoende inzicht in contracten, ontstaat vaak een onbeheersbare situatie: contracten raken zoek, zwerven in de organisatie en gemaakte contractafspraken blijven onbenut. Gevolg: contracten worden mogelijk niet op tijd verlengd of beëindigd met alle consequenties van dien.

Stap één was daarom inzicht krijgen in en het opschonen van bestaande contracten. Stap twee was het opbouwen van relaties met de leveranciers en het optimaliseren van inkoop. Welke producten of diensten leveren de huidige leveranciers en wat kunnen zij nog meer leveren? Zo kun je het aantal leveranciers terugdringen want dat scheelt tijd en geld. Van een aantal diensten die ad hoc werden geregeld, keken we of een contract wenselijk was. Ook bepaalden we welke zaken door de eigen technische dienst konden worden uitgevoerd.’

Vergroten efficiëntie

Vervolgens deed Herman verschillende voorstellen om de efficiëntie van de technische afdeling te vergroten. ‘Bijvoorbeeld om met een eigen modelcontract te werken in plaats van met contracten van de leverancier. Daarnaast sturen we nu op zo min mogelijk contracten voor onbepaalde tijd. In de ideale situatie lopen alle contracten af op 31 december. Dan heb je één moment in het jaar waarop je je contracten bekijkt en zijn er geen overeenkomsten die stilzwijgend worden verlengd.’

De output van leveranciers wordt nu vanuit de afdeling Beheer en Onderhoud proactief gemanaged, ook dat levert voordeel op. ‘Dit doen we nu via een contractenregister waarin de Sint Maartenskliniek alle onderhoudscomponenten, het onderhoudsplan en de (financiële) afspraken met de onderhoudende externe partij bijhoudt.’  Herman heeft de Technische Dienst hier ook actief bij betrokken. ‘Voor een optimaal resultaat is het namelijk van belang dat ook de technische medewerkers zichzelf continu afvragen of bijvoorbeeld de prijs scherper kan en de kwaliteit beter.’ 

Voordeel voor de (interne) klant van Sint Maartsenkliniek

De effectieve inzet van contractbeheer levert de kliniek nu al veel op. ‘Het aantal facturen is teruggebracht, er worden minder onnodige onderhoudskosten gemaakt. Leveranciers zijn zich bewuster van de wens en eisen van de kliniek, waardoor de dienstverlening is verbeterd. En door inzicht in de daadwerkelijk aanwezige assets, marktconformiteit en een geactualiseerd meerjarenonderhoudsplan, heeft de kliniek nu een veel betere onderhandelingspositie bij leveranciers.’

De nieuwe werkwijze biedt ook voordeel aan patiënten en medewerkers, zegt Herman. ‘De betrouwbaarheid van aanwezige installaties en de beschikbaarheid van goederen is bijvoorbeeld verbeterd door de dienstverlening  beter te stroomlijnen. Dat levert minder klachten van patiënten op en ook meer werkcomfort voor medewerkers. Door meer in regie te komen, heeft de Technische Dienst meer tijd voor activiteiten die tot nu toe steeds bleven liggen. En ook de werklast bij de inkoopadministratie is minder geworden door reductie van het aantal facturen en implementatie van een meer eenduidig proces voor het goedkeuren van facturen.’

Implementatie contractbeheer

Stap drie is nu het inrichten van contractenbeheer vanuit de eigen afdeling Onderhoud & Beheer. Herman: ‘We hebben het contractbeheerproces ingeregeld en zorgen nu voor de implementatie in de organisatie. Een medewerker van de afdeling wordt ingewerkt als contractbeheerder en elke Technische Dienst-medewerker wordt als specialist toegewezen aan meerdere contracten. Daarnaast wordt de  inkoop- en contractadministratie nu nog eenduidiger en praktischer ingericht. Dit traject rollen we nu, in samenwerking met Inkoop, ook uit in andere delen van de organisatie.’

‘Meer betrokkenheid en begrip’

Opdrachtgever Dennis Hoving is tevreden. ‘Herman is een persoon met veel kennis en ervaring wat betreft inkoop en contractmanagement. Oog voor optimalisatie van processen en het opstellen van een (toekomst)plan. Herman zorgt voor overzicht en structuur, daarnaast is het zeer prettig om met hem samen te werken.’

Wilt u ook op een efficiënte manier uw contracten beheren? Neem dan contact op met onze adviseur Vastgoed en Facilitair Herman Severein op herman.severein@dion.nl of 06 127 031 44.